Escrituração contábil: o que é e como fazer?

A escrituração contábil é uma prática fundamental para a organização financeira de qualquer empresa. Ela consiste no registro detalhado de todas as transações financeiras, como compras, vendas, pagamentos e recebimentos, de forma cronológica e ordenada.

Mas como fazer uma escrituração contábil correta? Quais são os passos, os documentos necessários e as ferramentas mais indicadas? Continue lendo para descobrir todos os detalhes e garantir que sua empresa mantenha a saúde financeira em dia.

O que é escrituração contábil?

A escrituração contábil é o processo de registrar, de forma sistemática e cronológica, todas as transações financeiras de uma empresa. Isso inclui compras, vendas, pagamentos, recebimentos, entre outros eventos que impactam a situação financeira da organização.

Esses registros devem ser feitos de acordo com as normas contábeis e fiscais, garantindo que a empresa tenha uma visão clara de suas finanças e esteja em conformidade com as obrigações legais. A escrituração contábil também é essencial para a elaboração de relatórios financeiros, como o balanço patrimonial e a demonstração de resultados.

Leia também: Balanço patrimonial: o que é, como funciona e para que serve?

Para que serve a escrituração contábil?

A escrituração contábil é essencial para registrar todas as transações financeiras de uma empresa. Ela serve para:

1. Cumprir as obrigações fiscais: Garante que a empresa pague os impostos corretamente e evite problemas com o governo.
2. Controlar as finanças: Ajuda a acompanhar as receitas, despesas e o fluxo de caixa.
3. Gerar relatórios contábeis: Permite a elaboração de documentos importantes, como o balanço patrimonial e a demonstração de resultados.
4. Auxiliar nas decisões: Fornece informações essenciais para planejar investimentos e controlar custos.
5. Aumentar a transparência: Registros claros e corretos geram mais confiança junto a investidores e bancos.

Quais são os tipos de escrituração contábil?

1. Escrituração Diário

Primeiramente, a escrituração diário registra todas as transações financeiras de forma cronológica. Cada operação é registrada sem agrupar ou classificar os lançamentos. Esse livro contábil é essencial, pois garante a precisão e a integridade dos registros, sendo a base de toda a contabilidade.

2. Escrituração Razão

Em seguida, a escrituração razão organiza as transações de acordo com as contas contábeis. Cada conta tem um livro específico onde são lançados todos os débitos e créditos relacionados a ela. Dessa forma, oferece um controle mais detalhado e facilita a análise das finanças da empresa.

3. Escrituração de Apuração de Resultados

Além disso, a escrituração de apuração de resultados foca no registro dos lucros e prejuízos da empresa ao longo de um período. Esse tipo de escrituração é fundamental para elaborar a Demonstração de Resultados do Exercício (DRE), que reflete o desempenho financeiro da empresa.

4. Escrituração Fiscal

Por outro lado, a escrituração fiscal envolve o registro das operações fiscais, como a apuração de impostos e contribuições. Esse tipo de escrituração é vital para o cumprimento das obrigações fiscais e para a geração das declarações tributárias, como o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital).

5. Escrituração Contábil Digital (ECD)

Por fim, a Escrituração Contábil Digital (ECD) é a versão digital da escrituração contábil tradicional. Ela é obrigatória para empresas sujeitas à contabilidade completa e deve ser enviada ao governo por meio do SPED. Isso proporciona maior transparência e controle na fiscalização.

Como fazer a escrituração contábil?

1. Organizar os Documentos Financeiros

Primeiramente, reúna todos os documentos que comprovam as transações financeiras da empresa, como notas fiscais, recibos, extratos bancários e comprovantes de pagamento. Esses documentos são essenciais para garantir que as operações sejam registradas corretamente e de forma completa.

Leia mais: Meios de pagamento: o que são, quais são e como funcionam?

2. Escolher o Método de Escrituração

Em seguida, defina o tipo de escrituração a ser utilizado, como o livro Diário, o livro Razão ou a escrituração digital. O método dependerá das necessidades específicas da empresa e das exigências fiscais, sendo importante escolher a opção mais adequada.

3. Registrar as Transações de Forma Cronológica

Após escolher o método, comece a registrar as transações no livro Diário, conforme a data em que ocorreram. Inclua informações como a conta afetada, o valor e uma breve descrição da operação. Esse passo é essencial para garantir a precisão dos registros contábeis.

4. Classificar as Transações no Livro Razão

Depois de registrar as transações no Diário, transfira-as para o livro Razão, agrupando-as por conta contábil. Essa organização facilita o controle dos saldos de cada conta, como contas a pagar, a receber, receitas e despesas, tornando a análise financeira mais eficiente.

5. Apurar os Resultados

Além disso, é fundamental apurar os resultados financeiros da empresa periodicamente. Calcule os lucros ou prejuízos com base nas receitas, despesas e impostos. Esse passo é essencial para gerar a Demonstração de Resultados do Exercício (DRE) e avaliar o desempenho financeiro da empresa.

6. Elaborar a Escrituração Fiscal e a ECD

Além dos registros contábeis, também é necessário realizar a escrituração fiscal. Registre as operações fiscais, como apuração de impostos e contribuições. Se a empresa for obrigada, envie a Escrituração Contábil Digital (ECD) ao fisco, conforme as exigências legais.

7. Conferir e Revisar os Lançamentos

Após registrar todos os dados, revise cuidadosamente todos os lançamentos contábeis. A conferência é crucial para garantir que não haja erros, evitando problemas como o pagamento incorreto de impostos ou falhas nos relatórios financeiros.

8. Manter os Registros Organizados e Atualizados

Por fim, é importante manter todos os registros contábeis organizados e atualizados. Isso facilita as auditorias, a entrega de declarações fiscais e a análise financeira da empresa, além de garantir maior transparência e controle.

Vantagens da escrituração contábil

1. Cumprimento das Obrigações Legais

Primeiramente, a escrituração contábil garante que a empresa esteja em conformidade com as exigências fiscais e tributárias, evitando problemas com o fisco e multas. Dessa forma, ela assegura que os impostos sejam pagos corretamente, de acordo com a legislação vigente.

2. Controle Financeiro Eficiente

Além disso, com a escrituração contábil, é possível ter um controle detalhado das finanças da empresa. Registros precisos de receitas, despesas, ativos e passivos permitem um acompanhamento constante do fluxo de caixa, o que facilita a gestão financeira.

3. Facilidade na Tomada de Decisões

Outro benefício importante é que a escrituração contábil fornece informações claras e organizadas sobre a saúde financeira da empresa. Com esses dados, os gestores podem tomar decisões mais informadas, como investimentos, cortes de custos e estratégias de crescimento.

4. Geração de Relatórios Contábeis

Além disso, através da escrituração, é possível gerar relatórios contábeis essenciais, como o balanço patrimonial e a Demonstração de Resultados do Exercício (DRE). Esses relatórios são fundamentais para a avaliação do desempenho financeiro e para garantir a transparência nas operações da empresa.

5. Facilidade em Processos de Auditoria e Fiscalização

Da mesma forma, a escrituração contábil organizada facilita auditorias internas e externas, além de processos de fiscalização. Isso por sua vez aumenta a confiança de investidores, bancos e outras partes interessadas na empresa, promovendo a credibilidade.

6. Planejamento Financeiro e Orçamentário

Ademais, com a escrituração contábil, a empresa pode elaborar orçamentos mais precisos e planejar melhor seus gastos e investimentos. A análise dos registros contábeis permite também a projeção de cenários financeiros futuros, favorecendo o planejamento estratégico.

7. Aumento da Credibilidade e Confiança

Outro ponto importante é que a manutenção de registros contábeis claros e organizados transmite confiança aos stakeholders, como clientes, fornecedores, investidores e instituições financeiras. Assim, a empresa pode facilitar o acesso a crédito e estabelecer parcerias comerciais vantajosas.

8. Prevenção de Erros e Fraudes

Por fim, a escrituração contábil rigorosa ajuda a identificar e corrigir erros rapidamente, além de reduzir a possibilidade de fraudes. Isso garante a integridade das finanças da empresa e fortalece sua segurança financeira.

Importância da escrituração contábil

1. Garantia de Conformidade Fiscal

A escrituração contábil ajuda a empresa a cumprir com as obrigações fiscais. Com registros claros, evita-se problemas com o fisco, como multas e sanções, além de garantir o pagamento correto dos impostos.

Saiba mais: Problemas fiscais: o que são, quais são e como evitá-los?

2. Controle e Gestão Financeira

A escrituração contábil permite um controle detalhado das finanças. Isso ajuda a acompanhar receitas, despesas e fluxo de caixa, facilitando decisões financeiras mais acertadas.

3. Transparência e Credibilidade

Registros contábeis organizados aumentam a transparência. Isso transmite confiança a investidores, bancos e parceiros, tornando mais fácil obter financiamentos e fortalecer a imagem da empresa.

4. Facilidade na Auditoria e Fiscalização

Com os registros contábeis em ordem, a empresa facilita auditorias e fiscalizações. Isso ajuda a garantir que tudo esteja correto e que não haja irregularidades.

5. Planejamento e Tomada de Decisões

A escrituração contábil permite que a empresa faça um bom planejamento financeiro. Com os dados contábeis, é possível elaborar orçamentos, controlar custos e projetar lucros, o que melhora a tomada de decisões.

6. Prevenção de Fraudes e Erros

A escrituração contábil bem-feita ajuda a prevenir erros e fraudes. Com registros organizados, fica mais fácil detectar problemas e corrigir rapidamente, garantindo a segurança financeira.

7. Facilidade no Acesso a Crédito

Com a escrituração correta, a empresa tem mais chances de conseguir crédito. Bancos e investidores confiam em empresas com registros contábeis bem-organizados, o que facilita o acesso a empréstimos e financiamentos.

Gostou da matéria? Leia também: Ministério da Fazenda: o que é, função e importância

Fontes: contabilizei, totvs, estrategiaconcursos, contabilivre e enotas