Nota fiscal: o que é, para que serve e como emitir?

A Nota Fiscal é um documento que registra e formaliza transações comerciais, como vendas e serviços. Ela é importante para o controle fiscal, comprovação de compras e garantia de direitos do consumidor.

Continue a leitura para entender um pouco mais sobre o seu funcionamento!

O que é nota fiscal?

A nota fiscal é um documento obrigatório que confirma e regula todas as vendas de produtos ou serviços da sua empresa. Ela inclui detalhes como o produto ou serviço vendido, o valor da transação, o nome da empresa e os dados do comprador.

Além disso, a nota fiscal eletrônica serve para registrar as compras e vendas e também para o pagamento de tributos como ICMS e ISS. Portanto, emitir notas fiscais corretamente é uma obrigação que você deve cumprir. Caso não faça isso, poderá enfrentar problemas com o Fisco, como multas e até acusações de sonegação fiscal. Por isso, é fundamental garantir que todas as suas transações estejam bem documentadas para evitar complicações legais.

• Saiba mais: Sonegação fiscal – o que é, tipos e como evitar

Para que serve a nota fiscal?

A nota fiscal tem diversas finalidades importantes no contexto de negócios e comércio, como por exemplo:

1. Comprovação de Transação

Acima de tudo, é um documento que comprova a compra ou venda de um produto ou serviço. Ela detalha o que foi adquirido, o valor da transação, e os dados das partes envolvidas, como comprador e vendedor.

2. Regularização Fiscal

Ela é essencial para a regularização das operações comerciais e o cumprimento das obrigações tributárias. Através dela, é possível calcular e recolher impostos como ICMS, ISS, entre outros.

3. Controle Financeiro

Facilita o controle financeiro e contábil da empresa, permitindo um melhor acompanhamento das receitas e despesas. Isso ajuda na gestão do fluxo de caixa e na organização das finanças.

4. Credibilidade e Transparência

Emitir nota fiscal aumenta a credibilidade da empresa e demonstra transparência nas transações comerciais. Isso pode melhorar a relação com os clientes e parceiros de negócios.

5. Participação em Licitações

Para vender para o governo ou participar de licitações públicas, a empresa precisa estar em conformidade com as exigências fiscais, que incluem a emissão de notas fiscais.

6. Direitos do Consumidor

Garante aos consumidores que eles têm direito a reclamações e trocas, já que a nota fiscal serve como comprovante de compra e garante a validade da garantia dos produtos.

7. Evitar Problemas Legais

A emissão de notas fiscais ajuda a evitar problemas com o Fisco, como multas e penalidades por sonegação fiscal, ao garantir que todas as transações estejam devidamente registradas e documentadas.

Quais são os tipos de nota fiscal?

Hoje em dia, existem vários tipos de notas fiscais eletrônicas, e cada uma tem uma função específica para ajudar no mundo dos negócios.

É essencial conhecer cada uma e saber quando e como usá-las para garantir que tudo esteja dentro da lei e evitar erros. Abaixo, você encontra os principais tipos:

1. Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

Primeiramente, a NF-e é a mais comum e serve para documentar a venda de produtos, incluindo bens e produtos digitais. Se você vende produtos, precisa emitir a NF-e eletronicamente e enviá-la para a Secretaria da Fazenda (SEFaz). Vale destacar que ela substitui as notas dos modelos 1 e 1A.

2. Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)

Em seguida, temos a NFS-e, que é usada para registrar a prestação de serviços. Ela é obrigatória para quem presta serviços e deve ser enviada para a prefeitura do município onde o serviço foi prestado. Além disso, há um plano para unificar a emissão dessa nota em todo o país com a NFS-e Nacional. No entanto, por enquanto, a adesão é voluntária para os municípios.

3. Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e)

Se você vende diretamente para o consumidor final, a NFC-e é a nota que você deve usar. Ela substitui o antigo cupom fiscal e facilita a emissão rápida e eletrônica, tornando o controle fiscal mais transparente. Em alguns lugares, como São Paulo, o Cupom Fiscal Eletrônico (SAT) é utilizado com o mesmo propósito.

4. Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

Para quem realiza transporte rodoviário de carga, o CT-e é a nota adequada. Ele substitui vários documentos antigos e ajuda a evitar faturas duplicadas e problemas entre o que está na nota e o que realmente está sendo transportado.

5. Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e)

Por último, se você é um MEI ou um autônomo com poucas vendas, a NFA-e pode ser a solução. Ela é emitida individualmente no site da SEFaz e serve para registrar compras e vendas, sem a necessidade de emitir a NF-e.

Além disso, existe a nota fiscal de importação, que deve ser usada quando você compra mercadorias do exterior para revender no Brasil. Portanto, conhecer bem cada tipo de nota fiscal é crucial para manter tudo em ordem e evitar problemas fiscais.

Quem precisa emitir a nota fiscal eletrônica?

De acordo com a Lei nº 8.846/94, toda empresa que vende produtos ou serviços e paga ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) precisa emitir nota fiscal.

No entanto, para o MEI (Microempreendedor Individual), as regras são um pouco diferentes. Isso significa que o MEI só é obrigado a emitir nota fiscal quando vende para outras empresas (pessoas jurídicas). Por outro lado, se a venda é para um consumidor final (pessoa física), a emissão da nota só é obrigatória se o cliente pedir.

Vale lembrar que não emitir a nota fiscal pode ser considerado sonegação fiscal e pode acarretar diversas consequências, como:

• Multas
• Bloqueio do CNPJ
• Dificuldades para conseguir crédito
• Processos judiciais

Como emitir a nota fiscal?

1. Verifique a Legislação Local

Antes de tudo, verifique as regras e exigências da sua cidade ou estado sobre a emissão de notas fiscais. Cada local pode ter regras específicas.

2. Cadastre-se no Sistema de Nota Fiscal:

• Para Empresas: Acesse o site da Secretaria da Fazenda do seu estado (ou da prefeitura, se for nota fiscal eletrônica municipal). Geralmente, você precisará se cadastrar e obter um certificado digital.
• Para MEI: Acesse o Portal do Empreendedor e siga as orientações para emissão de nota fiscal.

3. Escolha o Tipo de Nota Fiscal

Determine se você precisa emitir uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) ou uma Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e), dependendo do tipo de produto ou serviço que você vende.

4. Preencha os Dados:

1. Para NF-e: Informe dados como razão social, CNPJ, endereço, e dados do comprador, além das informações do produto ou serviço, quantidade, valor, e impostos.
2. Para NFS-e: Preencha com dados similares, mas adaptados para serviços, como a descrição do serviço prestado e o código de serviço.

5. Valide as Informações

Verifique se todos os dados estão corretos. Uma nota fiscal com informações incorretas pode ser rejeitada pelo sistema.

6. Envie a Nota Fiscal:

• Para NF-e: Após preencher e validar, envie a nota através do sistema da Secretaria da Fazenda. O sistema vai gerar um XML e um DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica).
• Para NFS-e: Envie a nota pelo portal da prefeitura ou pela plataforma designada para isso.

7. Receba e Armazene a Nota Fiscal

Guarde uma cópia da nota fiscal eletrônica (XML) e o DANFE para fins de controle e contabilidade. Para NFS-e, você pode imprimir ou salvar em formato PDF.

8. Envie ao Cliente

Envie uma cópia da nota fiscal ao cliente por e-mail ou outro meio combinado, conforme a necessidade.

9. Mantenha o Controle

Mantenha um registro organizado das notas fiscais emitidas para facilitar a contabilidade e o cumprimento das obrigações fiscais.

O que ocorre se não emitir as notas fiscais?

Emitir notas fiscais não é só uma boa prática; na verdade, é uma obrigação fiscal. Portanto, se você não emitir a nota ou preencher os dados errado, sua empresa pode enfrentar sérios problemas. Veja só o que pode acontecer:

1. Prisão e Multa

Primeiramente, não é exagero: deixar de emitir nota fiscal é crime de sonegação de impostos. E sim, você pode até ser preso por isso, com penas que variam de 2 a 5 anos. Além disso, o fisco pode aplicar multas pesadas, chegando a 100% do valor de cada nota omitida.

2. Perdas

Agora, imagine que você vende pela internet e o transporte é parado pela fiscalização. Se o motorista não tiver a nota fiscal e o CT-e, a carga pode ser apreendida. Ou seja, além de perder os produtos, você terá que devolver o dinheiro para os clientes e ainda arcar com a multa. Não vale a pena, né?

3. Dificuldade para Acessar Crédito

Outro ponto importante é que os bancos são rigorosos na análise de risco ao liberar empréstimos. Se sua empresa não emite notas fiscais, fica difícil para o banco saber o real volume de vendas e, por isso, é mais difícil conseguir crédito para crescer. Sem esses documentos, a instituição não confia no que você declara.

4. Crise de Credibilidade

Por fim, como consumidor, você compraria algo sem nota fiscal? Lembrando que, sem o documento, não dá para fazer trocas, devoluções, usar garantia ou registrar um BO em caso de roubo. Isso gera desconfiança e pode afetar a credibilidade da sua empresa. Consequentemente, clientes podem deixar queixas e você pode ver uma queda nas vendas.

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Fontes: qipu, omie, contaazul e reclameaqui