Folha de pagamento, o que é? Descontos, adicionais e dicas para elaborar

A folha de pagamento é um documento com função operacional, fiscal e contábil. Sendo assim, ela é importante tanto para o funcionário quanto para a empresa.

Na folha de pagamento, constam diversos descontos realizados do salário do trabalhador e, por isso, ela pode ser usada em diversas situações, como para dar entrada na aposentadoria.

Além dos descontos, na folha constam também os adicionais. Esses adicionais podem ser de hora extra, descanso semanal remunerado e ou ainda o 13º salário.

O que é folha de pagamento?

A folha de pagamento, também chamada de holerite ou contracheque, é um documento com informações referentes aos valores que foram pagos aos colaboradores e as quantias descontadas. Desse modo, a folha de pagamento serve como um demonstrativo dos custos para a manutenção dos funcionários.

Jornal contábil

Para fazer os cálculos da folha de pagamento, é necessário ter conhecimentos acerca das leis trabalhistas, contabilidade e recursos humanos. Isso porque no documento constam informações como: adicionais noturnos, atrasos e horas extras. 

Obrigatoriedade do holerite

Todas as empresas são obrigadas por Lei a elaborar e emitir o contracheque para seus funcionários. Essa obrigatoriedade deriva do artigo 225 do Decreto nº 3048/99.

Portanto, para que a empresa evite problemas futuros, como processos trabalhistas, é fundamental que ela tenha uma gestão eficiente que fiscalize e contribua com os setores responsáveis por elaborar o holerite. 

Para os funcionários, a folha de pagamento é um documento extremamente importante, já que serve como uma espécie de histórico. Além disso, como ele é considerado como um registro com função operacional, fiscal e contábil, ele pode ser usado para comprovar renda em financiamentos imobiliários, por exemplo.

Ele é usado ainda para dar entrada na aposentadoria, já que comprova o tempo de contribuição do INSS. 

Artsoftsap

O modelo usado pelas empresas para elaborar o holerite pode variar, já que não existe um modelo predeterminado que elas devem seguir. No entanto, algumas informações devem constar obrigatoriamente no documento:

• Nome completo do colaborador;
• Cargo exercido (é importante verificar se o colaborador está registrado na cargo correto de acordo com as funções que ele exerce);
• Descontos de encargos sociais;
• Frequência;
• Valor líquido a ser recebido;
• E por fim, a data que o valor estará disponível e forma de pagamento. 

Descontos na folha de pagamento

Existem diversos descontos em cima do salário do funcionário, que devem constar na folha de pagamento.

1- Instituto Nacional de Previdência Social (INSS)

O desconto do INSS ocorre de maneira obrigatória mensalmente. Dessa forma, o valor descontado é depositado na Previdência Social. Portanto, se o colaborador optar por se aposentar pela previdência social ou tiver que ser afastado por alguma doença, ele poderá receber o montante recolhido. 

Contabilizario

O percentual a ser descontado do salário varia de acordo com os ganhos dos colaboradores, os adicionais, as horas extras e o 13º salário. Enfim, o recolhimento deve ser feito no mês de referência, porém, a empresa tem até o dia 15 do mês subsequente para fazer o repasse. 

2- Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS)

Diferente do INSS, o valor do FGTS não é descontado do funcionário, já que ele é uma obrigação da empresa. A sua alíquota é de 8% tendo como base o salário bruto do colaborador e de 2% nos casos de jovem aprendiz.

Apesar de não ser descontado do salário do funcionário, é importante que o valor do FGTS conste na holerite. Sendo que as empresas devem fazer o depósito até o dia 7 de cada mês. 

3- Imposto

O Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) é descontado do salário do trabalhador. A alíquota a ser descontada consta na tabela divulgada pela Receita Federal e os valores variam de acordo com os ganhos dos funcionários.

4- Vale-refeição

Se o vale-refeição for previsto em Convenção ou Acordo Coletivo de Trabalho, ele é considerado, para efeitos legais, como parte da remuneração do trabalhador.

Quando existe esse benefício, o empregador pode se cadastrar no PAT – Programa de Alimentação do Trabalhador e descontar até 20% do salário do funcionário. 

Ipog

5- Vale transporte

Todas as empresas são obrigadas a conceder vale-transporte para os seus trabalhadores. Dessa maneira, esse valor é descontado na folha de pagamento.

Geralmente, a alíquota é de 6% em cima do salário bruto, exceto nos casos em que o valor total do benefício é menor do que essa alíquota. Nesses casos, o valor integral deve ser descontado.

6- Contribuição sindical

De acordo com a legislação brasileira, cada trabalhador pertence a uma categoria trabalhista. Sendo assim,  ele deve contribuir com o sindicato que representa essa categoria.

O desconto do sindicato pode ser mensal ou anual. No caso da contribuição mensal, o valor só é descontado dos trabalhadores que optaram pelo vínculo com o sindicato e autorizaram o desconto.

Desse modo, a empresa é a responsável por realizar o recolhimento e fazer o repasse para o sindicato. Já a contribuição anual, é realizada apenas no mês de março. O seu valor corresponde a um dia de trabalho do colaborador (desde a reforma trabalhista ela deixou de ser obrigatória).

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7- Atrasos e faltas

Entre os descontos no holerite, temos os descontos por atrasos ou faltas. Para descontar os atrasos, é preciso considerar os minutos de ausência com base no salário-hora do colaborador. Já no caso de faltas não justificadas, é preciso considerar a perda do descanso semanal remunerado (DSR). 

Adicionais na folha de pagamento

Na folha de pagamento devem constar não apenas os descontos realizados, mas também os adicionais:

1- Horas extras

Ao contabilizar as horas extras, é preciso considerar a Convenção Coletiva de Trabalho (CCT), que estabelece a base de cálculo para cada tipo de trabalhador. Dessa maneira, cada categoria de funcionário pode ser remunerado de maneira diferente.

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As porcentagens de hora extra variam de acordo com o dia. Nos domingos e feriados, o trabalhador recebe 100%. Nos sábados, geralmente é 50% a mais e nos dias de semana costuma ficar entre 20% ou 30% a mais. Já quem faz hora extra e entra dentro do horário noturno, recebe tanto o adicional noturno quanto a hora extra.

2- Adicional noturno na folha de pagamento

É considerado como expediente noturno o trabalho realizado entre as 22 horas e 5 horas da manhã seguinte. A adição pelo trabalho noturno corresponde a 20% em cima da remuneração básica do funcionário noturno.

3- Descanso Semanal Remunerado (DSR)

O DSR é um direito trabalhista que garante que o colaborador terá um dia de descanso na semana sendo remunerado por ele. Para calcular o valor, é preciso contar o número de domingos e feriados no mês (cada dia vale 7,33 horas) e depois multiplicar as horas de DSR pelo valor da hora do empregado.

4- Salário-família

Os trabalhadores que forem de baixa renda, tiverem filhos menores de 14 anos e se enquadrarem na tabela estipulada pelo INSS, podem solicitar o benefício do salário-família.

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5- Férias

Para calcular as férias, deve-se considerar o salário base do colaborador e acrescer um décimo desse valor. Um detalhe importante, é que o IRRF e o INSS incidem da mesma maneira na folha de pagamento. Além disso, existe a opção do funcionário vender 10 dias da suas férias.

6- 13º salário

Por fim, vamos falar do 13º salário na folha de pagamento. Em síntese, o 13º deve ser pago sempre nos últimos meses do ano, independente do tempo de contratação do funcionário.

Isso porque o 13º deve ser proporcional ao tempo de serviço na empresa. A remuneração-base do colaborador é usada como base para o cálculo do 13º. Dessa forma, basta pegar a remuneração e dividir por 12 partes.

Dicas ao elaborar a folha de pagamento

Agora que você sabe quais os descontos e adicionais que devem constar no holerite, confira algumas dicas ao elaborar as folhas de pagamento:

1- Registro: É extremamente importante que a empresa mantenha seus registros atualizados e organizados. Isso evita contratempos e problemas desnecessários, como por exemplo o não pagamento do salário de um funcionário novato.

Contabilrio

Outro motivo para deixar tudo organizado, é porque os dados serão necessários para a elaboração da folha de pagamento. Logo, é importante que sejam informações confiáveis.

2- Controle de pronto: O controle do ponto é extremamente importante ao elaborar a folha de pagamento, já que nele é possível verificar as horas trabalhadas, os atrasos e faltas dos funcionários. Adquirir um sistema de ponto digital ou biométrico pode facilitar bastante o processo.

3- Benefícios: Muitas empresas disponibilizam diversos benefícios que são descontados na folha de pagamento. Por isso, é essencial uma organização e atualização constante dos dados, para garantir que os valores não sejam descontados injustamente.

Enfim, agora que você sabe como elaborar uma folha de pagamento, que tal fazer seu dinheiro render por meio de alguns Fundos de investimento, o que são? Características, tipos e como investir

Fontes: Tangerino, Convenia e Suno

Imagens: Jornal contábil, Artsoftsap, Vecteezy, Contabilizario, Ipog, Nucont, Vexia, Clinicont e Contabilrio