O que é o RPS? Quando emiti-lo e como trocar pela NFS-e?

O Recibo Provisório de Serviços, cuja sigla é RPS, é um documento fiscal temporário usado como substituto da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFSe). Ele é usado nas diversas situações em que não é possível que uma nota seja emitida no momento em que ocorre o recebimento de um serviço prestado.

Neste artigo, explicamos o que é o RPS, quando emiti-lo e como trocar pela NFS-e. Prossiga na leitura!

Leia mais: Nota fiscal: o que é, para que serve e como emitir?

O que é Recibo Provisório de Serviços (RPS)?

Sabe quando dá um problema e a empresa não consegue emitir a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) na hora? É pra isso que serve o Recibo Provisório de Serviços, ou RPS. Ele é como um ‘salva-vidas’ temporário: permite que a empresa continue trabalhando direitinho e resolva essa pendência fiscal enquanto o imprevisto não é solucionado.

Mas atenção: o RPS não é pra todo mundo. Profissionais autônomos não podem usar, nem quem não tem CNPJ. Só empresas registradas e autorizadas pela Prefeitura têm essa opção.

E tem mais: existem três tipos de RPS, cada um pra uma situação diferente. O RPS normal substitui a NFS-e comum. Se a nota for mista (traz produtos e serviços juntos), aí entra o RPS-M. Já pra substituir cupons fiscais, o caminho é o RPSS, que é a versão simplificada.

Leia também: Obrigações tributárias: o que são e como funcionam?

Para que serve o RPS?

O RPS é uma ferramenta fundamental para quem presta serviços, garantindo que tudo continue em ordem com o fisco mesmo se houver algum imprevisto, como problemas na internet ou no sistema da empresa.

Ao emitir o RPS, você garante que as suas obrigações fiscais estão sendo cumpridas. É sua responsabilidade preencher esse documento com informações essenciais, como o número do RPS, a data e hora de emissão, seus dados e os do seu cliente, uma descrição clara do serviço e os valores.

Ele deve ser impresso em duas vias, uma para você e outra para o cliente, e depois de emitido, você tem até 10 dias para convertê-lo na Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFSe). Essa conversão pode ser feita manualmente ou, para maior praticidade, de forma automática através do sistema da prefeitura.

Saiba mais: Receita Federal: o que é, quais são as funções e importância

Quando usar o RPS?

O Recibo Provisório de Serviços é utilizado, geralmente, quando há instabilidade de sistema para emissão da NFS-e. Se no momento de emitir a nota fiscal, houver dificuldades de comunicação com a Prefeitura, é possível usar esse recurso. No entanto, para isso, você deve ter sido autorizado anteriormente pelo órgão.

Além disso, você pode usar o RPS se a sua empresa emite um volume alto de notas fiscais em curtos períodos de tempo. É o caso de um estacionamento, por exemplo.

Para agilizar o processo, é permitido que a empresa gere vários recibos e, depois, envie o lote completo para a Prefeitura, utilizando um sistema automatizado e validado pelo Fisco. Assim, é possível registrar corretamente as operações, o faturamento e o recolhimento dos impostos devidos.

Leia isso: Impostos diretos e indiretos: o que são e quais são as diferenças?

O RPS substitui a Nota Fiscal?

Apesar de ser um recurso prático e útil para momentos de imprevistos, o RPS não pode ser usado como substituto da NFS-e. Ele tem um papel temporário no registro das transações comerciais e, depois de emitido, precisa ser convertido corretamente na nota fiscal oficial dentro do prazo estipulado pela Prefeitura.

Como seu próprio nome sugere, ele é um recibo provisório e só pode ser utilizado em caráter temporário e emergencial, com a finalidade de evitar que seu cliente fique sem o documento fiscal após a prestação de um serviço e que a sua empresa acabe sendo penalizada pela não emissão imediata da NFS-e, afetando seu faturamento.

Veja mais: Faturamento: o que é, como se calcula e como aumentar?

Como emitir o RPS?

Imagine que a internet caiu bem na hora de emitir a nota fiscal. É para isso que serve o RPS. Ele é um documento provisório que você usa para registrar a transação quando não consegue gerar a NFS-e.

Mas atenção: o RPS não é o documento final. Ele tem um papel temporário e precisa ser convertido na nota fiscal oficial dentro do prazo que a prefeitura define. O objetivo é evitar que seu cliente fique sem um comprovante e que sua empresa tenha problemas por não emitir a nota fiscal na hora certa.

Veja como emitir o RPS:

1) Verifique se a prefeitura da sua cidade autoriza a emissão de RPS

Antes de começar, é crucial confirmar com a Secretaria da Fazenda do seu município se o uso do RPS é permitido e quais são os procedimentos específicos.

2) Solicite a Autorização de Impressão de Documentos Fiscais (AIDF)

Este passo é obrigatório para que você possa imprimir o RPS. É a prefeitura que libera essa autorização, garantindo que os recibos tenham numeração sequencial.

3) Faça a impressão do RPS em uma gráfica credenciada

Com a autorização em mãos, você pode procurar uma gráfica de confiança para imprimir os talões de recibo. Eles precisam seguir um padrão específico e ter a numeração que a prefeitura aprovou.

4) Preencha o RPS com as informações do serviço prestado

Cada recibo deve conter os dados do prestador e do tomador de serviço, a descrição detalhada do trabalho realizado, o valor cobrado e o valor do ISS, se houver.

5) Converta o RPS em NFS-e dentro do prazo estipulado

O RPS tem validade provisória. Por isso, a conversão para a Nota Fiscal de Serviço eletrônica (NFS-e) é obrigatória e deve ser feita no sistema da prefeitura em até 10 dias após a emissão.

Entenda: Ano fiscal: o que é e qual a importância para as empresas?

Quando converter o RPS em NFSe?

1) Quando não for possível emitir a NFSe na hora do serviço

Se, no momento da prestação do serviço, houver alguma impossibilidade técnica, como falta de conexão com a internet ou problemas no sistema da prefeitura, o RPS pode ser usado como um documento provisório. Mas, assim que possível, ele deve ser convertido em NFSe.

2) Dentro do prazo definido pela prefeitura

Cada município define um prazo máximo para a conversão do RPS em NFSe. Normalmente, esse período é de até 10 dias corridos a partir da data de emissão do RPS. Passado esse prazo, o documento perde a validade.

3) Antes do envio à contabilidade ou ao cliente

É importante transformar o RPS em nota fiscal eletrônica antes de repassar a documentação ao contador ou ao cliente, para garantir que tudo esteja regularizado perante o fisco.

4) Ao finalizar a conferência de dados

Antes de gerar a NFSe, é comum usar o RPS para revisar valores, dados do cliente e a descrição dos serviços. Depois dessa checagem, é hora de fazer a conversão e emitir oficialmente a nota.

Aprenda: 10 dicas de gestão financeira para freelancers e autônomos

Como emitir o RPS eletrônico?

1) Entre no site da prefeitura ou use um sistema confiável

O primeiro passo pra emitir um RPS eletrônico é bem simples: basta acessar o portal da prefeitura ou usar um sistema autorizado. Algumas cidades oferecem softwares próprios, enquanto outras aceitam plataformas parceiras.

2) Preencha os detalhes certinhos do serviço

Com o sistema aberto, você vai inserir as informações do serviço prestado, como os dados do cliente, o que foi feito, quanto custou e quando aconteceu. É com base nisso que depois a NFSe será emitida.

3) Use uma numeração em ordem

Cada RPS precisa ter um número único, que siga uma ordem sequencial. Isso evita confusões e garante que tudo fique certinho na hora de converter para nota fiscal.

4) Guarde o documento até emitir a nota

Depois de gerar o RPS, não jogue fora. Ele precisa ficar guardado, porque é com base nele que você vai gerar a nota fiscal eletrônica depois. Ter esse controle ajuda a manter tudo organizado e dentro da lei.

Como emitir a NFSe com base no RPS?

1) Acesse o sistema da prefeitura

Entre no portal de notas fiscais da sua cidade usando seu login e senha. É por lá que toda a conversão acontece.

2) Busque a opção de conversão de RPS

Dentro do sistema, procure pela área de “conversão de RPS para NFSe”. Geralmente, essa opção fica no menu principal ou na seção de emissão de notas fiscais.

3) Preencha os dados do RPS

O sistema vai pedir o número do RPS e outras informações que você já registrou no recibo provisório. É importante preencher tudo com atenção para que a nota fiscal saia correta.

4) Emita a NFSe

Depois de conferir todos os dados, finalize o processo. A nota fiscal eletrônica será gerada automaticamente com base nas informações do RPS.

5) Cancele o RPS original

A partir do momento em que a NFSe é emitida, o RPS perde a validade. Você deve manter a numeração do recibo original, mas ele já não tem mais valor fiscal.

Entenda: Valor contábil: o que é, como calcular e como funciona?

Quais as principais rejeições envolvendo o RPS?

• Rejeição 11309

Esse erro acontece quando a numeração do RPS enviado não segue a sequência correta. Ao tentar converter o RPS em nota fiscal eletrônica, o sistema da prefeitura detecta que um número anterior ainda não foi transmitido e, por isso, rejeita o envio.

A mensagem costuma indicar qual deveria ser a próxima numeração válida. Nesses casos, o prestador deve procurar a prefeitura para entender o motivo e, se necessário, pedir que essa rejeição seja desativada.

Caso haja dúvida sobre quem emitiu a rejeição, vale consultar o log XML de retorno no sistema eDocs para verificar a origem do problema.

• Rejeição 13498

Esse tipo de rejeição aparece quando o RPS é enviado normalmente ao sistema, mas, ao chegar à prefeitura, ocorre um erro inesperado. O sistema retorna uma mensagem genérica informando que houve falha, sem muitos detalhes.

Nessa situação, podem ocorrer dois cenários. Se a nota não foi autorizada na prefeitura e aparece como rejeitada em todos os sistemas (inclusive no ERP), basta reenviar o RPS. Já se a nota foi de fato autorizada na prefeitura, mas ainda aparece como rejeitada nos demais sistemas, o ideal é verificar o status direto no portal da prefeitura e, depois, atualizar essa informação no ERP.

Vale lembrar que essa rotina de consulta só funciona se o sistema da prefeitura permitir buscas via WebService. Caso contrário, o contato com a prefeitura será necessário para corrigir o erro.

• Rejeição 335

Essa rejeição é bem comum entre prefeituras que utilizam o provedor DSFNET. O motivo é o controle rigoroso sobre a sequência numérica dos RPS emitidos. O número de cada novo RPS precisa seguir exatamente o anterior, sempre aumentando de um em um. Se, por exemplo, o último RPS enviado foi o número 209, o próximo deve obrigatoriamente ser o 210.

Quando a prefeitura identifica uma quebra nessa sequência, ela rejeita o envio. A solução aqui é simples: conferir qual foi o último número aceito e corrigir o próximo antes de reenviar. Se mesmo assim o número estiver certo e ainda houver rejeição, vale entrar em contato com a prefeitura para mais esclarecimentos.

• Nota fiscal eletrônica de serviço – RPS

Às vezes, o sistema interno mostra o RPS como rejeitado, mesmo quando a prefeitura já processou e autorizou a nota. Isso acontece por conta de um atraso na comunicação entre os sistemas.

A boa notícia é que esse problema pode ser resolvido com uma atualização manual. Para isso, acesse a área de ações e consultas da NFSe, filtre para encontrar o RPS com status rejeitado e clique duas vezes sobre ele. Depois, com o botão direito, selecione a opção de consulta da nota e clique em “Atualizar” até que o status mude para “Processada”.

• Rejeição E10

Esse erro aparece quando a prefeitura encontra um RPS com os mesmos dados (número, série e tipo) já existentes no sistema. Isso pode acontecer em casos em que o RPS já foi emitido e autorizado, ou até mesmo quando ele foi rejeitado, mas acabou não sendo excluído.

Para resolver, o prestador precisa confirmar se esse RPS já foi de fato autorizado. Se sim, a solução é gerar um novo documento com a próxima numeração da sequência.

Saiba mais: Fato contábil: o que é, como funciona e quais as categorias?

O RPS é permitido por todas as prefeituras?

O uso do RPS não é uma regra geral para todas as cidades. Isso porque cada prefeitura pode decidir se adota ou não esse tipo de documento fiscal provisório.

Em alguns municípios, o sistema de emissão da nota fiscal eletrônica já é obrigatório em tempo real, sem espaço para o uso do RPS. Por isso, vale sempre conferir como funciona esse processo no seu município antes de usar o recibo.

Leia mais: Regime de competência: o que é, importância e exemplos

Fontes: Contabilizei, eNotas, Digisan, Focus NFE, Conta Azul.