SPED: o que é, como funciona e importância

O SPED, Sistema Público de Escrituração Digital, é uma iniciativa do governo brasileiro que busca modernizar e simplificar a forma como as empresas prestam contas ao Fisco. Por meio dessa plataforma digital, é possível enviar de forma mais rápida, segura e padronizada todas as informações contábeis e fiscais exigidas pelos órgãos de fiscalização, substituindo antigos processos manuais e minimizando um pouco de toda a burocracia envolvida.

Neste texto, a gente vai te explicar para que serve o SPED, quais são suas principais vantagens para empresas e governo, como ele funciona na prática e muito mais.

Vamos lá? Boa leitura!

O que é o SPED?

O SPED, ou Sistema Público de Escrituração Digital, é uma plataforma criada pelo governo brasileiro para modernizar e facilitar o envio de informações contábeis e fiscais pelas empresas.

Em vez de usar papelada ou sistemas isolados, tudo é feito de forma digital, o que ajuda a organizar melhor os dados e manter a comunicação mais eficiente com os órgãos públicos.

Na prática, isso significa que empresas devem registrar e transmitir eletronicamente suas obrigações fiscais, como notas fiscais, escrituração contábil e outras declarações exigidas por lei.

Esse processo traz mais agilidade, reduz erros e garante mais transparência tanto para o governo quanto para os próprios negócios, que passam a ter um controle mais claro sobre suas movimentações financeiras.

Para que serve o SPED?

O SPED foi criado para simplificar a vida das empresas na hora de cumprir as obrigações que envolvem os tributos. Ele funciona como um sistema que organiza e padroniza as informações fiscais, tanto em âmbito federal quanto estadual, tornando o processo mais claro e eficiente para todos os envolvidos.

Com essa padronização, a fiscalização pelos órgãos responsáveis também fica mais ágil e precisa, o que ajuda a evitar erros e inconsistências.

Além disso, o SPED é uma forma bastante prática de reduzir a burocracia que muitas vezes toma tempo e energia das empresas. Ao digitalizar e centralizar esses dados, ele facilita o envio e o acompanhamento das informações fiscais, poupando papelada e dando agilidade aos processos.

Obrigações acessórias que fazem parte do SPED

Entre as obrigações acessórias do SPED, estão:

1- Escrituração Fiscal Digital (EFD)

Muito conhecida como SPED Fiscal, essa é uma obrigação mensal que as empresas precisam cumprir para manter a regularidade junto ao Fisco. Ela envolve diferentes declarações, cada uma com sua função específica:

• EDF Contribuições: usada para registrar a escrituração das contribuições do PIS/PASEP e COFINS;

• EFD ICMS IPI: reúne todas as operações que influenciam a apuração desses tributos;

• EFD Reinf: responsável pela escrituração dos rendimentos pagos, retenção de IR e também pela declaração da receita bruta da empresa.

Antes de serem enviadas para a Receita Federal, todas essas informações passam por uma conferência no Programa Validador e Avaliador (PVA), que garante que os dados estejam corretos e completos. Só depois dessa validação, os arquivos são encaminhados ao Fisco.

2- Escrituração Contábil Fiscal (ECF)

Essa obrigação acessória substitui a Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ) e deve ser enviada todos os anos, até o último dia útil do mês de julho.

É fundamental lembrar que as informações prestadas correspondem ao ano-calendário anterior, e é uma obrigação para empresas tributadas pelo lucro real, arbitrado ou presumido, mesmo que sejam imunes ou isentas.

Para garantir que tudo esteja correto, é preciso validar os dados utilizando o Programa Validador e Assinador antes do envio. Esse procedimento ajuda a evitar erros e assegura que a Receita Federal aceite a declaração sem contratempos.

3- Escrituração Contábil Digital (ECF)

A Escrituração Contábil Fiscal (ECF) veio para substituir alguns livros contábeis tradicionais, como o Livro Diário, o Livro Razão e os Livros de Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento que comprovem as movimentações da empresa.

Com a ECF, essas informações são reunidas de forma eletrônica, o que facilita tanto o envio quanto o controle por parte da Receita Federal. Ainda, é importante lembrar que a entrega da ECF é feita uma vez por ano, geralmente até o último dia útil de maio.

Como funciona o SPED?

O Sistema Público de Escrituração Digital é uma iniciativa do governo brasileiro que digitalizou o envio de informações contábeis e fiscais pelas empresas. Ele substituiu processos em papel por arquivos eletrônicos, tornando a comunicação com a Receita Federal mais rápida e segura.

O SPED é dividido em módulos, como a Escrituração Contábil Digital (ECD), a Escrituração Fiscal Digital (EFD) e a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Cada um atende a uma área específica e permite o acompanhamento das movimentações empresariais, com uso de certificado digital para garantir autenticidade.

Tendo isso em vista, além de facilitar o controle do governo, o SPED ajuda as empresas a reduzirem a burocracia, custos e os erros presentes nesse processo.

Quem é obrigado a emitir o SPED?

Quem define se uma empresa precisa ou não emitir o SPED são dois fatores principais: o regime tributário adotado e o tipo de atividade ou operação que a empresa realiza.

De forma geral, empresas do Lucro Real estão entre as mais exigidas, sendo obrigadas a entregar o SPED Contábil (ECF), o SPED Fiscal (EFD ICMS/IPI), entre outros. Já as empresas do Lucro Presumido precisam entregar a ECF e, dependendo da atividade, também podem ser obrigadas a emitir a EFD-Contribuições.

Empresas que atuam em setores específicos, como transportadoras ou aquelas que têm retenções na fonte, normalmente precisam enviar a EFD-Reinf. As optantes pelo Simples Nacional, por sua vez, podem estar dispensadas em muitos casos, mas nem sempre: dependendo da atividade exercida, a exemplo da prestação de serviços, pode haver exigência de emissão de NF-e ou entrega da EFD-Contribuições.

• Confira também: DAS: o que é, como emitir e para que serve?

Quais são as vantagens do SPED?

A gente já percebeu, a essa altura, que o SPED chegou para facilitar a vida das empresas, trazendo mais praticidade para a rotina contábil e fiscal.

Com ele, muitos processos que antes exigiam papelada, deslocamento e tempo agora são feitos de forma digital e integrada. Isso ajuda não só a organizar melhor as informações, mas também a aumentar a produtividade da equipe, que pode focar em tarefas mais estratégicas e menos burocráticas.

Outro ponto positivo é a redução de custos. Com menos gastos com impressões e armazenamento físico a empresa acaba economizando.

Além disso, o SPED agiliza bastante a emissão e o envio das obrigações fiscais, evitando atrasos e possíveis penalidades.

Principais erros do SPED e como evitá-los?

Abaixo, a gente te apresenta os principais erros que envolvem o SPED. Confira:

• O código do IBGE não foi informado;
• Os campos obrigatórios não são informados;
• O CST (Código de Situação Tributária) possui erros;
• Há divergência entre os valores inseridos nos campos “chave de acesso” e “número da nota de entrada”;
• O profissional de contabilidade registrado no sistema não possui responsabilidade sobre o período em que a apuração foi realizada;
• As informações referentes ao PIS e à Cofins não foram inseridas nos contratos de afretamento;
• As configurações da empresa não estão compatíveis com os regimes de apuração do PIS/Cofins.

Para evitar erros no preenchimento do SPED, é importante que as empresas contem com o apoio da tecnologia e também organizem melhor seus processos internos.

Dessa forma, ferramentas que automatizam parte do trabalho e fluxos bem definidos tornam esse preenchimento mais fácil e confiável, diminuindo as chances de falhas que podem gerar problemas no futuro.

No entanto, vale lembrar que, mesmo com todo esse cuidado, é normal que um errinho ou outro acabe passando. Em situações como essa é possível corrigir o problema por meio de um arquivo retificador. Depois de enviar a correção, é só acompanhar para ter certeza de que ela foi aceita direitinho e que está tudo certo.

Multa para quem não entrega o SPED

Quem não entrega o SPED dentro do prazo pode ser penalizado com multas, as quais podem vir tanto da esfera federal quanto da estadual. Em alguns casos, o contribuinte pode até ser multado nas duas instâncias, dependendo da obrigação descumprida.

As penalidades estaduais variam de acordo com as regras de cada estado. Já no âmbito federal, as multas são mais padronizadas e seguem três categorias principais:

1. Atraso na entrega: quando a empresa não entrega o SPED no prazo determinado, é aplicada uma multa de 0,2% sobre a receita bruta do período a que se refere a escrituração, limitada a no máximo 1% da receita bruta.
2. Descumprimento de exigências técnicas: caso o arquivo entregue não atenda aos requisitos exigidos pela Receita Federal (como estrutura incorreta ou campos obrigatórios não preenchidos), a multa é de 0,5% sobre a receita bruta do período.
3. Omissão ou inconsistência de informações: se a empresa deixar de informar dados ou apresentar informações que não batem com outras obrigações fiscais, a multa também é de 0,5% sobre o valor da transação ou receita, limitada a 1% da receita bruta total.

Essas penalidades estão previstas na legislação brasileira e surgem como um importante mecanismo para garantir a transparência das informações prestadas ao Fisco.

Além disso, uma observação válida é que, além das multas, o descumprimento pode gerar outras consequências, como impedimentos em certidões negativas e dificuldades em licitações ou financiamentos.

Importância do SPED

Agora, a gente consegue observar que o SPED tem um papel fundamental na rotina das empresas, pois além de agilizar a organização e o envio das obrigações fiscais, facilita a identificação de possíveis irregularidades tributárias, tornando todo o processo mais transparente e eficiente para contribuintes e órgãos de fiscalização.

Com isso, há uma redução significativa da burocracia e também uma melhora no controle das informações, o que encaminha essa obrigação para uma gestão fiscal mais segura e confiável.

E aí, gostou? Aproveite e leia também: Problemas fiscais: o que são, quais são e como evitá-los?

Fonte: Senior, Suno, Dattos.