Custos invisíveis: o que são, como identificar e exemplos

Os custos invisíveis são gastos que ocorrem nas empresas sem serem facilmente identificados ou considerados nos orçamentos, balanços e demonstrações financeiras.

Eles incluem desperdício de material, tempo ocioso de funcionários, má gestão do processo produtivo, mão de obra desengajada, entre outros fatores que impactam negativamente a eficiência e rentabilidade das organizações.

O que são os custos invisíveis?

Os custos invisíveis podem ser definidos como aqueles que surgem através de alguma discrepância na empresa. Eles costumam não aparecer nos orçamentos, em análises ou relatórios e, por esse motivo, não podem ser planejados e não são controlados.

Devido a essa falta de controle, esses custos não podem ser atribuídos a nenhum processo ou colaborador. Infelizmente, eles acabam incidindo sobre quase todas as empresas, podendo afetá-las consideravelmente, trazendo grandes prejuízos de forma quase imperceptível, mas, ainda assim, absorvendo parte do capital.

Por que eles são prejudiciais a uma gestão?

Como é de se pensar, os custos invisíveis absorvem uma parte do capital empresarial que poderia ser utilizado para outros investimentos, ou mesmo para aumentar a lucratividade. Ou então, por não poderem ser avaliados, eles podem fugir do controle e comprometer negativamente os resultados financeiros de uma empresa. Isso faz com que o orçamento disponível na realidade seja menor do que o que foi planejado, visto que uma parte acaba sendo revertida para absorver essa parcela.

Como podem afetar os resultados?

Apesar dos custos invisíveis serem de difícil identificação, em alguns casos é possível observar sua incidência, ainda que sua mensuração e acompanhamento sejam difíceis de serem realizados. Alguns exemplos incluem:

• Excesso de burocracia: Quando processos são engessados devido a burocracia, o tempo gasto em resoluções de situações aumenta, comprometendo a produtividade. Desburocratizar atividades poderia melhorar a produtividade e reduzir os custos com mão de obra.
• Sistemas desatualizados ou mal utilizados: Utilizar sistemas desatualizados ou de forma inadequada pode levar a erros, retrabalhos e maior necessidade de conferência das informações, resultando em custos invisíveis.

Portanto, identificar e mitigar esses custos é fundamental para uma gestão eficiente e sustentável.

Como identificar os custos invisíveis?

Identificar os custos invisíveis pode ser um desafio, mas é crucial para uma gestão eficiente. Aqui estão algumas estratégias para identificá-los:

• Análise de Processos: Avalie os processos internos da empresa. Procure por ineficiências, gargalos e atividades que consomem tempo sem agregar valor. Esses processos podem estar gerando custos invisíveis.
• Feedback dos Colaboradores: Converse com sua equipe. Eles estão na linha de frente e podem ter insights sobre áreas onde os custos invisíveis estão ocorrendo. Pergunte sobre tarefas repetitivas, retrabalho ou qualquer atividade que pareça não ter impacto direto nos resultados.
• Monitoramento de Indicadores: Acompanhe indicadores-chave de desempenho (KPIs). Se houver discrepâncias entre o planejado e o realizado, investigue a causa. Por exemplo, se o tempo médio de atendimento ao cliente está aumentando, pode haver custos invisíveis relacionados à ineficiência.
• Auditorias Financeiras: Realize auditorias regulares nas finanças da empresa. Procure por despesas não documentadas, erros de lançamento ou gastos não planejados. Esses podem ser sinais de custos invisíveis.
• Tecnologia e Sistemas: Avalie o uso de sistemas e tecnologias. Às vezes, sistemas desatualizados ou mal configurados podem levar a custos invisíveis, como retrabalho ou perda de produtividade.

10 exemplos de custos invisíveis

1) Burocracia Excessiva

Processos burocráticos lentos e complicados consomem tempo e recursos. O tempo gasto em aprovações, documentação e procedimentos desnecessários resulta em custos invisíveis.
Tem como impacto atrasos na tomada de decisões, menor produtividade e desperdício de recursos.

2) Erros e Retrabalho

Erros em processos, produtos ou serviços exigem correções e retrabalho. Isso consome tempo, materiais e mão de obra.

Eles induzem a custos adicionais com horas extras, desperdício de materiais e insatisfação do cliente.

3) Estoques Excessivos

Manter estoques muito grandes pode resultar em custos invisíveis. O excesso de estoque significa espaço de armazenamento, risco de obsolescência e custos de capital.

O resultado é capital imobilizado, espaço desperdiçado e custos de manutenção.

4) Comunicação Ineficiente

Falhas na comunicação interna ou externa levam a mal-entendidos, retrabalho e decisões equivocadas.

O resultado são tempo perdido, erros e insatisfação do cliente.

5) Manutenção Preventiva Ignorada

Adiar a manutenção preventiva de equipamentos e instalações pode resultar em falhas inesperadas e custos de reparo.

Pode causar interrupções na produção, custos de emergência e perda de confiança do cliente.

6) Turnover de Funcionários

A rotatividade de funcionários gera custos invisíveis, como treinamento de novos colaboradores e perda de conhecimento.

Tem como resultado baixa produtividade, moral reduzida e custos de recrutamento.

7) Falta de Investimento em Tecnologia

Usar sistemas desatualizados ou não investir em tecnologia eficiente resulta em ineficiência e custos ocultos.

O resultado é perda de produtividade, erros e oportunidades perdidas.

8) Desperdício de Energia e Recursos

Equipamentos ligados sem necessidade, luzes acesas em áreas vazias e uso inadequado de recursos aumentam os custos invisíveis.

Impactam em contas de energia mais altas, desperdício de recursos naturais e impacto ambiental.

9) Tempo de Inatividade Não Planejado

Falhas em máquinas, sistemas ou infraestrutura causam paralisações não programadas.

Ocorre perda de produção, atrasos nas entregas e insatisfação do cliente.

10) Falta de Treinamento Adequado

Colaboradores mal treinados cometem erros, o que leva a retrabalho e ineficiência. Isso pode impactar custos de correção, baixa qualidade e insatisfação do cliente.

• Leia Mais: Agora que você já está alerta sobre os custos invisíveis, aprenda sobre: Gastos, custos, despesas e investimento – Quais as diferenças entre eles?

Fontes: Cora, Vipdoor, Setting, Audaces