Controle patrimonial: o que é, como fazer, importância

Entender como fazer o controle patrimonial e quais são suas etapas é muito importante para manter a organização financeira e a saúde dos ativos de uma empresa. Isso porque esse processo vai muito além de apenas registrar bens, ele também ajuda a controlar o valor real dos ativos, evita perdas e ainda garante mais segurança na gestão de uma empresa.

Neste texto, a gente te explica o que é controle patrimonial, sua função, vantagens e muito mais.

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O que é controle patrimonial?

O controle patrimonial é uma ferramenta fundamental para manter a organização do patrimônio de uma empresa.

Isso porque ele vai muito além de apenas saber o que a empresa possui, trata-se de um processo que ajuda a identificar, registrar, acompanhar e valorizar todos os bens e direitos que fazem parte do negócio.

Nesse controle, estão inclusos tanto os ativos tangíveis, como máquinas, equipamentos e imóveis, quanto os intangíveis, como marcas, patentes e softwares.

Qual a função do controle patrimonial?

Quando o controle patrimonial é bem feito, a empresa sabe exatamente onde estão seus bens, quanto valem e em que condições se encontram. Isso evita surpresas, como descobrir que um equipamento importante foi perdido, está parado ou até já ultrapassado.

Pense, por exemplo, em uma construtora que precisa acompanhar o uso e a conservação de suas máquinas pesadas, ou em um escritório de design que lida com licenças de softwares específicos.

Sem esse controle, fica fácil perder prazos de renovação, deixar de contabilizar ativos importantes ou até gastar mais do que o necessário com substituições. Concorda?

Além disso, com tudo registrado direitinho, é muito mais simples fazer projeções, planejar compras futuras e até enfrentar uma auditoria com mais segurança.

No dia a dia, para a empresa, isso representa menos dores de cabeça e mais clareza para quem está à frente da gestão de uma empresa.

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Porque as empresas devem fazer o controle patrimonial?

Essa é uma pergunta bem relevante, principalmente depois de entender o peso que o controle patrimonial tem na rotina de uma empresa. Afinal, está mais do que claro que ele precisa fazer parte da gestão não só por organização, mas porque oferece informações valiosas para decisões serem mais acertadas.

Um bom exemplo disso é a definição do custo de um determinado produto. Para calcular esse valor com maior precisão, é necessário considerar a depreciação dos equipamentos usados no processo.

Imagine uma fábrica que utiliza máquinas todos os dias, com o tempo, esses equipamentos vão perdendo valor, e isso precisa entrar na conta para saber quanto realmente custa produzir cada item, não é?

Além disso, o controle ajuda a monitorar onde estão os bens da empresa, se estão sendo bem utilizados e se não há desperdícios ou se apresentam irregularidades.

Em empresas com muitos setores ou filiais, esse acompanhamento é mais do que necessário para evitar desvios, furtos ou mesmo a perda de ativos por falta de controle.

Portanto, em outras palavras, é uma forma de manter tudo sob controle e evitar “prejuízos silenciosos”.

Como fazer e quais são as etapas do controle patrimonial?

1- Inventário dos ativos

O primeiro passo é colocar tudo na ponta do lápis. Isso inclui visitar os setores, identificar onde estão os ativos, em que condições se encontram, se estão em uso ou parados, além de verificar quando foram adquiridos e se recebem manutenção com frequência.

2- Avaliação dos ativos

Depois do inventário feito, chega a hora de avaliar o valor real de cada item. Com base na norma CPC 46, essa etapa busca entender quanto esses ativos realmente valem hoje, considerando o desgaste natural e o tempo de uso.

Essa avaliação ajuda a identificar o valor residual, ou seja, quanto o bem ainda pode render ou representar para a empresa em termos contábeis.

3- Revisão da vida útil dos equipamentos

Nem todo ativo tem a mesma durabilidade, e é aqui que isso é levado em conta. A ideia é analisar até quando determinado bem será útil economicamente, ou seja, por quanto tempo ele continuará contribuindo para os resultados da empresa.

Nessa etapa, entram fatores como:

• Depreciação: perda de valor ao longo do tempo;
• Amortização: para ativos intangíveis, como softwares ou licenças;
• Obsolescência: quando o bem se torna ultrapassado, mesmo que ainda funcione bem.

4- Definição das novas taxas de depreciação

Com base na vida útil revisada e no valor residual, define-se quanto do valor do ativo será “diluído” por ano. Isso ajuda a ajustar as contas e garantir que os registros contábeis estejam sempre alinhados com a realidade.

5- Teste de Impairment

Por último, é feito um teste para verificar se algum ativo está desvalorizado além do esperado. Esse processo avalia se ainda é possível recuperar o valor investido naquele bem, ou se ele já não representa mais o que está registrado na contabilidade.

Se o valor contábil estiver maior do que o que realmente pode ser recuperado, é hora de ajustar os números.

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Quais são as vantagens do controle patrimonial?

O controle patrimonial traz uma série de vantagens que impactam diretamente na gestão de uma empresa. Uma das principais é a melhoria na gestão dos ativos, já que vai ficando mais fácil acompanhar o que está sendo usado, o que pode ser reaproveitado e também o que precisa ser substituído.

Outra vantagem é a redução de perdas e fraudes. Quando a empresa sabe exatamente o que tem e onde está, fica mais difícil que algum item “desapareça” sem explicação.

Isso vale tanto para bens físicos, como computadores e veículos, quanto para ativos intangíveis, como licenças de uso ou softwares.

Esse controle também ajuda a otimizar o planejamento financeiro. Com informações atualizadas, é possível prever gastos com manutenção, saber quando é hora de investir em novos equipamentos e até evitar compras desnecessárias.

Além disso, há ganhos fiscais, visto que o controle correto pode garantir deduções e evitar problemas com o fisco. A contabilidade fica mais transparente e alinhada com a realidade da empresa, o que facilita auditorias e traz mais segurança jurídica em situações como venda de ativos, fusões ou até disputas judiciais.

Para finalizar, uma vantagem que muitos gestores só percebem na prática: a prevenção. Controlar o patrimônio é uma estratégia para antecipar problemas, e assim evitar prejuízos que poderiam passar despercebidos até se tornarem grandes dores de cabeça.

Qual é a importância do controle patrimonial?

Para fechar, vale reforçar o quanto o controle patrimonial é essencial na gestão de uma empresa.

Afinal, como a gente viu, ele garante que os ativos estejam bem acompanhados, o que torna a administração mais segura, eficiente e com menos riscos no caminho.

Com essas informações, fica muito mais fácil para o gestor tomar decisões com base em dados reais, aproveitar melhor os recursos disponíveis da empresa e enxergar oportunidades que talvez passassem despercebidas no dia a dia.

No fim das contas, a gente percebe que esse cuidado com o patrimônio não é só uma questão de organização, mas também uma base para proteger os bens da empresa e garantir que ela continue crescendo de forma saudável e sustentável ao longo do tempo.

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Fonte: Investidor, Sankhya, Saraf.