Gerenciamento matricial de despesas (GMD): o que é e como funciona?

O Gerenciamento Matricial de Despesas (GMD) é uma metodologia que ajuda as empresas a controlar seus gastos de forma eficiente. Ele permite que diferentes áreas da organização acompanhem e reduzam despesas sem comprometer a qualidade ou os resultados do negócio.

O GMD organiza os gastos em uma estrutura matricial, ou seja, ele cruza informações de diferentes departamentos e categorias de despesas. Assim, a empresa pode identificar oportunidades de economia e evitar desperdícios.

Esse gerenciamento funciona em três etapas principais: a definição de responsabilidades, o acompanhamento contínuo e a melhoria contínua.

O GMD é muito útil para empresas que querem um controle mais detalhado de suas finanças. Ele ajuda a evitar desperdícios e a garantir que os recursos financeiros sejam usados da melhor forma possível. Entenda!

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O que é e como funciona o GMD?

O Gerenciamento Matricial de Despesas, conhecido pela sigla GMD, é um método de controle orçamentário que visa otimizar a gestão de despesas de uma empresa. Para isso, ele utiliza uma matriz que agrupa despesas semelhantes, facilitando a análise e o acompanhamento dos gastos.

Em outras palavras, o GMD é uma ferramenta que ajuda a empresa a ter uma visão mais clara e organizada de suas despesas. Ele permite identificar onde o dinheiro está sendo gasto e onde é possível reduzir custos. Além disso, ele facilita a comparação entre o que foi planejado e o que foi realizado, auxiliando na tomada de decisões.

Como funciona o GMD

O GMD funciona como uma ferramenta de controle orçamentário que agrupa despesas semelhantes em uma matriz. Dessa forma, auxilia os gestores na criação e no gerenciamento dos orçamentos da empresa.

Ao aplicar essa metodologia, diversos aspectos técnicos são utilizados, o que possibilita a detecção de erros ao longo do processo. Devido aos benefícios oferecidos pelo GMD, muitas empresas já o adotaram em suas operações.

É importante ressaltar que o objetivo do GMD é cruzar dados em linhas e colunas, formando uma matriz de despesas que facilita a visualização de mudanças. As despesas semelhantes ou idênticas são organizadas em uma única matriz, que pode apresentar dois eixos: pacotes e entidades.

Os pacotes representam os grupos de despesas semelhantes, enquanto as entidades correspondem aos setores da empresa, como marketing, vendas e financeiro. Cada pacote e entidade deve ter um gestor responsável para garantir um gerenciamento eficaz.

Quais são os princípios do GMD?

O GMD é uma metodologia que se baseia em alguns princípios fundamentais para garantir a eficácia do controle orçamentário. Aqui estão os principais princípios do GMD:

1) Controle Cruzado

O controle cruzado significa que cada despesa é acompanhada por dois gestores: o gestor do pacote de despesas e o gestor do centro de custos. Dessa forma, há uma dupla responsabilidade sobre os gastos, o que aumenta a transparência e o controle.

2) Desdobramento dos Gastos

Para definir metas realistas, é essencial detalhar todas as despesas, desde a unidade orçamentária até o nível das atividades. Esse desdobramento permite identificar onde os recursos estão sendo utilizados e onde é possível otimizar os gastos.

3) Acompanhamento Sistemático

O acompanhamento sistemático envolve o monitoramento regular dos resultados, comparando-os com as metas estabelecidas. Esse princípio permite identificar desvios e tomar medidas corretivas para garantir que o orçamento seja cumprido.

4) Visão Holística

O GMD proporciona uma visão ampla das despesas, considerando aspectos financeiros, operacionais e estratégicos da empresa. Essa visão holística permite identificar oportunidades de melhoria e tomar decisões mais embasadas.

5) Responsabilidade Compartilhada

O GMD incentiva a responsabilidade compartilhada entre os gestores, promovendo uma cultura de colaboração e transparência. Dessa forma, todos os envolvidos se sentem responsáveis pelo controle das despesas.

6) Flexibilidade

O GMD é flexível e adaptável às necessidades de cada empresa, permitindo ajustes e adaptações conforme necessário. Essa flexibilidade garante que a metodologia seja eficaz em diferentes contextos e situações.

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Quais são as fases da análise orçamentária?

1) Proposta

Quando ocorre a apresentação da proposta, o gestor da entidade propõe os valores de orçamento para os pacotes de gastos da empresa. Ou seja, isso acontece, levando em conta as principais necessidades da empresa.

2) Negociação

Depois, entramos na fase de negociação. O gestor do pacote avalia o valor indicado na proposta e verifica se o mesmo é compatível. Analisa, também. se é necessário realizar algum reajuste.

Feita a avaliação da proposta, começa de fato a negociação entre o gestor de pacote e o de entidade, a fim de que ambos cheguem a um consenso sobre o valor.

3) Aprovação

Finalmente, após os gestores atingirem um consenso sobre o valor para cada pacote, o orçamento é aprovado. Logo em seguida, começa a execução do orçamento.

É preciso entender que é essencial monitorar sistematicamente os resultados. Desse modo, é possível encontrar e registrar todo tipo de desvio. Assim como é possível, também, encontrar melhores oportunidades e estabelecer planos de ações que atinjam os valores estabelecidos.

Quais são as vantagens do GMD?

1) Redução de Erros

O GMD permite um controle mais preciso das despesas, minimizando erros e inconsistências no orçamento. Com a análise detalhada dos gastos, as empresas conseguem identificar e corrigir falhas rapidamente, garantindo maior eficácia na gestão financeira.

2) Otimização da Gestão de Negócios

Ao fornecer uma visão clara e detalhada dos custos, o GMD ajuda a otimizar a alocação de recursos. Isso permite que as empresas direcionem seus investimentos para áreas que geram maior retorno, melhorando a eficiência operacional.

3) Melhoria do Processo de Tomada de Decisão

Com dados financeiros concretos e análises precisas, os gestores podem tomar decisões mais informadas e estratégicas. O GMD elimina suposições, proporcionando uma base sólida para escolhas que impactam positivamente os resultados da empresa.

4) Maior Engajamento dos Gestores

O GMD promove a participação ativa dos gestores no processo orçamentário, com responsabilidades claras e definidas. Assim, isso aumenta o comprometimento e a transparência, além de incentivar a busca por melhorias contínuas.

5) Criação de uma Base Histórica de Gastos

O GMD permite o registro detalhado dos custos e benefícios, criando uma base histórica que facilita análises futuras. Essa informação é valiosa para identificar tendências, avaliar o impacto de mudanças e aprimorar o planejamento financeiro.

6) Comparação de Despesas e Receitas

Com o GMD, é possível comparar despesas e receitas similares de diferentes áreas, gerando informações valiosas para a redução de custos e a melhoria da eficiência. Desse modo, isso também facilita a identificação de boas práticas e a replicação de sucessos.

7) Antecipação de Erros e Correção Rápida

O GMD permite a identificação antecipada de desvios e problemas, possibilitando correções rápidas e eficientes. Isso reduz o impacto negativo no orçamento e mantém a empresa alinhada com suas metas financeiras.

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Fontes: Concur, VExpenses, Suno, Treasy e All Strategy.