Plano de contas: o que é, para que serve e como fazer?

O plano de contas é um documento muito importante para o controle contábil de uma empresa. Isso porque é por meio dele que diversos relatórios importantes são elaborados, inclusive o Orçamento Empresarial. 

De maneira geral, os planos de contas seguem sempre uma estrutura, onde constam os ativos, os passivos, os deveres, as despesas variáveis, os gastos fixos e as receitas da companhia. 

Além de ajudar a manter a organização financeira da empresa, o plano de contas possui ainda a vantagem de otimizar os processos e apoiar as decisões gerenciais. Entenda! 

O que é plano de contas?

Um plano de contas contábil, também chamado de elenco de contas, é um documento onde constam as atividades financeiras de uma organização. Sendo assim, ele se utiliza de códigos e classificações para registrar as movimentações econômicas da empresa. 

Devido à sua importância, o plano de contas serve como base para a estruturação dos relatórios contábeis, como a Demonstração do Resultado do Exercício (DRE) e o Balanço Patrimonial (BP).

Em outras palavras, o plano de contas serve como um compilado de informações que norteiam os demais registros de operações contábeis. 

As regras de elaboração de um plano de contas são previstas por meio da Lei nº 6.404/76. Para ajudar na padronização e classificação das contas, a receita criou o Plano de Contas Referencial da Receita (PCRR). Desse modo, os saldos contábeis devem sempre seguir este modelo. 

Vantagens do plano de contas

A princípio, uma grande vantagem de padronizar as movimentações financeiras da empresa por meio dos planos de contas é a otimização dos processos. Isso porque os dados que constam neste plano servem para o desenvolvimento de outros relatórios. Desse modo, na hora de desenvolver documentos, como o balanço patrimonial, basta acessar o plano de contas. 

Além disso, os resultados padronizados eliminam a margem para interpretação, fazendo com que os dados sejam sempre interpretados e registrados de determinada maneira, o que ajuda na hora de analisar os resultados financeiros da empresa. 

Para que serve o plano de contas?

O plano de contas serve como um instrumento de controle financeiro da empresa. Afinal, é por meio dele que são agrupadas todas as entradas e saídas, o que facilita na identificação de todas as movimentações financeiras da organização. 

Para que seja uma ferramenta realmente útil, é preciso que o modelo do plano de contas seja padronizado. Essa padronização é importante para que as informações não fiquem confusas ou se percam. 

Através do estabelecimento de um padrão de identificação de contas, demonstrativos e relatórios, fica não apenas mais fácil interpretar os dados, como também de perceber as falhas e procurar alternativas para melhorias. 

Quais são os tipos de plano de contas? 

Os planos de contas são ferramentas essenciais na contabilidade, pois organizam as informações financeiras de uma empresa. Abaixo estão os principais tipos de planos de contas, cada um com sua finalidade específica:

1) Plano de Contas Contábil

Este plano é estruturado conforme as normas contábeis brasileiras e é utilizado para a classificação das contas que compõem os relatórios financeiros obrigatórios, como a Demonstração do Resultado do Exercício (DRE) e o Balanço Patrimonial (BP).

Ele é fundamental para garantir que as informações financeiras sejam apresentadas de forma correta e em conformidade com a legislação vigente.

2) Plano de Contas Referencial

Criado pela Receita Federal, este plano padroniza as classificações das contas nas empresas, facilitando a Escrituração Contábil Fiscal (ECF). Embora seja obrigatório para empresas no Lucro Presumido ou Lucro Real, as que optam pelo Simples Nacional não precisam segui-lo.

O objetivo principal é assegurar uma uniformidade nas informações contábeis apresentadas pelas empresas.

3) Plano de Contas Gerencial

Este tipo de plano é desenvolvido internamente pela empresa e é focado na gestão financeira. Ele permite uma análise detalhada dos custos e da rentabilidade, podendo incluir contas personalizadas que atendem às necessidades específicas da organização. É uma ferramenta fundamental para a tomada de decisões estratégicas.

4) Plano de Contas Padrão

Um documento genérico que pode ser utilizado por diversas empresas, independentemente do setor. Ele oferece uma estrutura básica que pode ser adaptada conforme as necessidades específicas de cada negócio.

5) Plano de Contas Personalizado

Este plano é criado especificamente para atender às particularidades de uma empresa ou setor. Ele é ideal para organizações que necessitam de um controle mais rigoroso sobre suas finanças e desejam refletir características únicas em sua contabilidade.

6) Plano de Contas Setorial

Direcionado a setores específicos, como saúde, varejo ou construção civil, este plano considera as particularidades contábeis e operacionais desses segmentos. Ele ajuda as empresas a manterem registros financeiros que são mais relevantes para suas atividades específicas.

7) Plano de Contas Tributário

Voltado para atender às exigências fiscais e tributárias, esse plano organiza as contas conforme os códigos e classificações necessárias para a correta apuração dos impostos. É essencial para garantir que a empresa cumpra suas obrigações fiscais sem complicações.

Qual é a estrutura ideal do plano de contas?

Existem alguns pontos-chave que devem constar em todos os planos de contas, mesmo que eles sejam personalizados de acordo com a empresa.

Geralmente, os planos de contas possuem 5 etapas. Sendo assim, em cada uma das etapas são criadas as contas sintéticas, que são basicamente o agrupamento das contas.

Além disso, as contas sintéticas devem ser detalhadas em subcontas, o que resulta nas contas analíticas. Portanto, temos os seguintes componentes em um plano de contas:

1) Ativos (contas devedoras)

Nesta primeira categoria constam as contas referentes aos bens e direitos da companhia. Ou seja, é a parte positiva do patrimônio, formada, por exemplo, pelas contas a receber, movimentações bancárias e investimentos realizados pela empresa. Os ativos podem ser ainda subdivididos em:

• Circulantes: Os ativos circulantes são os realizáveis a curto prazo. Dessa maneira, contando a partir da data do balanço, eles devem ser inferiores à 365 dias. 
• Não circulante: Estes ativos são superiores a 365 dias, logo, são considerados como longo prazo. 

2) Passivo (contas credoras)

Os passivos são a parte negativa do patrimônio da empresa, ou seja, são os seus deveres. Um exemplo de passivo são os financiamentos. Enfim, podemos dividir os passivos em:

• Circulantes: São os passivos de curto prazo, com prazos inferiores à 365 dias. 
• Não circulante: Superiores à 365 dias, os não circulantes são de longo prazo. 
• Patrimônio líquido: Por fim, o patrimônio líquido é o capital social da empresa, constituído pelo capital dos sócios ou acionistas. 

3) Custos (contas devedoras)

Também chamadas de despesas variáveis, são os gastos da empresa com a sua produção, prestação de serviços ou vendas. Os custos impactam em diversos cálculos, como o custo do produto e do serviço vendido.

4) Despesas (contas devedoras)

O quarto item da estrutura do plano de contas, são as despesas fixas da empresa. Dessa forma, nesta etapa constam os gastos para que a empresa funcione. Podemos dividir as despesas fixas em:

• Comerciais: São os gastos com publicidade e propaganda;
• Administrativas: São os materiais de expediente;
• Financeiras: São os gastos com multas e juros. 

5) Receitas (contas credoras)

Para finalizar, as receitas são os valores que entraram para o caixa da empresa decorrentes da venda de bens, serviços ou de investimentos. As receitas podem ser divididas em:

• Vendas: Receitas geradas pela venda de produtos ou equipamentos;
• Prestação de serviços: Receita decorrente da prestação de serviços;
• Financeiras: Por fim, as receitas financeiras são as geradas com os recebimentos de juros e rendimentos dos investimentos. 

Como fazer um plano de contas

Em síntese, ao fazer seu plano de contas, é importante ficar atento para não cometer alguns dos erros mais comuns. Para te ajudar a não errar, temos algumas dicas:

• Liste e separe as contas por categorias;
• Detalhe cada etapa;
• Separe corretamente cada categoria, sem confundir custos com despesas;
• Padronize as nomenclaturas.

Os planos de contas devem ter as cinco categorias explicadas anteriormente: ativos, passivos, custos, despesas e receitas. Sendo assim, no relatório é importante enumerar cada uma das categorias e subcategorias. 

Por fim, no momento de preencher cada uma delas, é preciso ser o mais detalhado possível. O detalhamento é importante para o entendimento da origem de cada conta, o que pode ajudar em tomadas de decisões futuras. 

• Leia mais: Enfim, agora que você sabe tudo sobre o plano de contas, aproveite para aprender a fazer um Balanço patrimonial, o que é? Como funciona, conceitos e para que serve

Fontes: Treasy, Conta azul, Portal de contabilidade, FIA, Nac CNI, F360