O que é Kaizen? Veja como aplicar o método na sua empresa


Você é dono de uma empresa? Então você deve estar em busca de uma forma de melhorar os processos e reduzir os custos, certo? O método kaizen pode te ajudar.

Isso porque o kaizen é uma forma de melhoria contínua da empresa. Desse modo, você não vai colher os resultados no curto prazo.

No entanto, ao longo do tempo você verá várias vantagens. Por exemplo, você terá uma redução de custos e desperdícios. Ao mesmo tempo, o produto terá uma qualidade mais alta.

O que é kaizen?

A palavra kaizen tem origem japonesa. Em síntese, ela deriva de Kai, que representa mudança e Zen, que é virtude e bondade. Sendo assim, a palavra kaizen significa uma mudança para melhor.

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Ou seja, é uma ferramenta para a melhoria contínua. O kaizen surgiu no Japão depois da Segunda Guerra Mundial. Isso porque, após a guerra, o Japão estava devastado.

Com isso, o governo deu início a vários projetos nas áreas de gestão e administração com o intuito de reestruturar os processos industriais para que as empresas japonesas pudessem voltar a ser competitivas globalmente.

Sendo assim, essa metodologia tem como base as questões socioculturais do oriente, segundo as quais todas as pessoas em uma empresa devem estar comprometidas com a redução de custos, desperdício e com o aumento da produtividade.

Portanto, todos os colaboradores, desde o CEO até os funcionários de chão de fábrica, devem estar comprometidos.

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Desse modo, a kaizen é uma ferramenta que ajuda na qualidade, produtividade, segurança e cultura de uma empresa.

Sendo assim, ele se baseia na ideia de que pequenas mudanças diárias resultam em grandes melhorias no longo prazo.

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Enfim, o método kaizen costuma ser creditado ao Dr. W. Edwards Deming. Isso porque, ele foi convidado por líderes industriais do Japão para ajudar a reconstruir o país depois da guerra.

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Em seu livro Out of the Crisis ele fala sobre essa filosofia. Alguns pontos que ele destaca sobre o kaizen são:

  • Construir qualidade do produto em 1º lugar;
  • Minimizar o custo total;
  • Projetos de fácil aplicação;
  • Aumentar a produtividade;
  • Instituir papel de liderança;
  • Instituir uma cultura com foco na redução de desperdícios;
  • As áreas de uma empresa devem colaborar entre si;
  • Incentivo ao autoaperfeiçoamento;
  • Por fim, o kaizen deve ser orientado para processos.

Como funciona?

O método kaizen é um processo de melhoria contínua. Isso significa que o processo é lento, mas contínuo. Dessa forma, as mudanças não acontecem de forma rápida.

Além disso, as melhorias são sugestões dos colaboradores. Ou seja, não é uma pessoa de fora da empresa quem vai sugerir as mudanças.

Por exemplo, vamos supor que um funcionário tenha um problema para resolver. Com o kaizen, o funcionário deve se reunir com os outros membros da sua área. Juntos eles irão discutir o que será feito.

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O objetivo do kaizen é a melhoria da empresa. Com isso, existem muitas vantagens com a sua aplicação, tais como:

  • Melhoria da qualidade;
  • Maior segurança;
  • Redução de custos;
  • Aumento da satisfação do cliente;
  • Aumento da produtividade;
  • Redução de desperdício na empresa;
  • Melhora da cultura geral da empresa;
  • Melhora a satisfação dos funcionários;
  • Ajuda na retenção dos funcionários;
  • Melhora a comunicação e cooperação entre os colaboradores.

Onde o kaizen pode ser aplicado?

Quase todas as áreas podem usar o método kaizen. No entanto, ele é mais voltado para pontos em que são identificados a possibilidade de maior retorno financeiro.

De maneira geral, as áreas de uma empresa que respondem rapidamente às satisfações dos clientes são as que precisam de soluções como o kaizen. Um exemplo disso são as áreas de desenvolvimento de produto e de tecnologia.

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O que é Kaizen? Veja como aplicar o método na sua empresa

O kaizen é muito usado em projetos com impacto nos lucros da empresa, como melhoria de qualidade do serviço, por exemplo. Enfim, as atividades que abrangem melhorias e que o kaizen pode ser usado são:

  • Qualidade: Melhorias em serviços, produtos, práticas e processos.
  • Custo: Diminuição das despesas, mão de obra, energia e afins.
  • Entrega: Redução do tempo de entrega.
  • Gestão: Melhorias nos processos, administração, sistema de informação, relatórios e afins.
  • Segurança: Por fim, ele melhora as condições de trabalho e reduz os danos ao meio ambiente.

Como aplicar o kaizen?

Em 1º lugar, você deve entender que o kaizen é uma filosofia. Ou seja, ele é um modo de pensar. Desse modo, se você quer aplicar o método kaizen, saiba que ele não é um projeto que será concluído.

Na verdade, ele será uma constância na sua empresa. Além disso, outro ponto importante é que ele requer a participação de todos. Sendo assim, todos os colaboradores devem receber treinamento sobre a filosofia kaizen.

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Para aplicar o kaizen todos os colaboradores devem pensar de forma nova sobre o seu trabalho. Eles devem se questionar sobre os seguintes tópicos:

  • Agora: Qual é a situação atual?
  • Próximo: Onde querem chegar?
  • Novo: Como chegar até lá?

Enfim, para responder esses questionamentos, o método kaizen tem setes fases:

  1. Identificação de oportunidade;
  2. Análise do processo;
  3. Desenvolvimento de uma solução ideal;
  4. Implementação da solução;
  5. Estudo dos resultados;
  6. Padronização da solução.

O que envolve

De maneira geral, o kaizen envolve: 

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1- Mão de obra: O uso do método kaizen na mão de obra serve para criar uma rotina com base nas experiências dos funcionários.

Em resumo, a intenção é evitar erros ao padronizar os processos. Com a redução dos erros, os desperdícios também diminuem.

2- Método: O kaizen pode ser usado em processos já existentes ou em novos. No primeiro caso ele ajuda a melhorar os processos.

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Por outro lado, se ele for usado desde o começo, o projeto já vai nascer de forma mais enxuta e vai alcançar os resultados mais rápido.

3- Material: Nessa área, o kaizen serve para promover a produção enxuta. Dessa maneira, as peças devem chegar de acordo com o necessário. Essa também é a filosofia do sistema just in time.

4- Máquinas: O kaizen é usado para aumentar a disponibilidade das máquinas usadas no processo.

Sendo assim, a ideia é acabar com o tempo de setup e manutenção, tidos como desperdícios. Enfim, uma forma de fazer isso é com a manutenção preventiva.

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Etapas

O kaizen é implantado em 3 etapas:

1- Antes do projeto: Nessa etapa ocorre a:

  • Definição do líder do projeto;
  • Definição da equipe;
  • São encontradas as oportunidades de melhoria;
  • Definição de metas e objetivos;
  • O plano de ação deve ser elaborado;
  • Análise do processo;
  • A solução ideal é desenvolvida.

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2- Durante o projeto: Essa etapa é composta por:

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  • Execução das atividades;
  • Teste das melhorias;
  • Discussão sobre o andamento do projeto;
  • Monitoramento dos resultados;

3- Após o projeto: Por fim, temos ainda:

  • Apresentação dos resultados;
  • Estudo dos resultados;
  • Padronização da solução;
  • Planejamento do futuro para o início de uma melhoria.

Dicas

Algumas dicas ao implantar o kaizen são:

  • Ideias fixas: Deixe de lado as ideias fixas. Ao invés disso, prefira as ideias novas.
  • Padrões atuais: Não deixe de questionar os padrões atuais. Desse modo, ao questionar, novas práticas podem surgir.
  • Foco: Ao invés de focar no lado negativo, foque no que deve ser feito. Portanto, tenha o foco no que deve ser melhorado.
  • Paciência: O kaizen não traz resultados de uma hora para hora.
  • Atitudes: Não dê desculpas. Ao invés disso tenha a atitude de fazer o que deve ser feito.
  • Erros: Por fim, corrija os erros assim que você percebê-los.

Enfim, gostou de aprender o que é kaizen? Então aprenda também sobre: opex; capex; PPR; PGBL; IGP; ADR; IFCN; OTC; IGP-M; e, por fim, Investidor de valor: 3 passos para se tornar um value investor.

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