Ordem de compra, o que é? Como funciona, importância e como implantar

A ordem de compra é um documento de formalização em que a empresa se compromete a adquirir os produtos conforme os valores e prazos acordados previamente com os fornecedores. 

Além de servir como uma garantia de que a empresa irá realizar a compra dos produtos, a ordem de compra também serve para que haja um controle das entradas e saídas do estoque da companhia. 

Apesar de possuir dados importantes, como preços, prazos e condições de pagamento, as ordens de compra não servem como substitutas dos contratos. Portanto, após a assinatura da ordem junto com o fornecedor, a empresa deve elaborar um contrato. 

O que é ordem de compra?

A ordem de compra é um documento de formalização que serve para oficializar a compra de algum produto ou serviço para a empresa. Desse modo, ele serve tanto para registrar as entradas e saídas de materiais no estoque, quanto para registrar as aquisições de produtos. 

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Como a ordem de compra formaliza a proposta comercial a um fornecedor, ela é importante na gestão da cadeia de suprimentos da empresa. Além disso, a ordem de compra serve como uma garantia de que a empresa irá adquirir os produtos conforme o orçamento realizado. 

Apesar de servir como uma garantia da compra de produtos, a ordem de compra não possui o mesmo peso de um contrato. Isso porque ela não possui validade legal, sendo mais simples e com prazo menor (cerca de um ano) do que um contrato. Dessa forma, ela deve ser utilizada na etapa anterior ao contrato e não como substituta.

Como funciona?

Como é um documento de formalização muito importante para o controle das despesas do negócio, ele deve obrigatoriamente possuir algumas informações

Por exemplo: nome do comprador, número da ordem de compra, descrição e quantidade de produtos, data e valor da compra, local para entregar os produtos, data e forma de pagamento e dados sobre o fornecedor, como nome, CNPJ e endereço.

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Além de montar uma ordem de compra com todas as informações importantes, é preciso também tomar medidas para que o processo funcione corretamente. Dessa maneira, é preciso que a empresa mantenha cópias originais de ordens para que haja um controle de recebimento. 

É importante ainda que a empresa guarde os documentos corretamente e de forma organizada para que seja fácil e rápido o acesso a eles. Por fim, a empresa deve sempre ter bastante informações sobre o fornecedor, para manter um alinhamento entre os vários compradores. 

Como montar uma ordem de compra?

O primeiro passo para montar uma ordem de compra é determinar quais produtos serão adquiridos. Para fazer a descrição dos produtos, você pode utilizar uma planilha do Excel ou recorrer a um modelo impresso. 

Depois disso, identifique o código de acordo com a ordem de compra. Se, por exemplo, for a primeira compra do ano, o código será 1/2021. Essa etapa é importante, pois os códigos contribuem com a identificação futura e no controle de compras.

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O próximo passo é estabelecer os produtos e a quantidade que será adquirida. Nessa etapa é importante entrar em contato com os fornecedores para saber quanto tempo os produtos demoram para chegar depois que a ordem de compra for emitida. Também é importante confirmar as formas de pagamento que serão utilizadas. 

O último passo é verificar, junto com o representante do fornecedor, se a ordem de compra está com todas as informações corretas. Se tudo estiver certo, basta que ambas as partes assinem a ordem, oficializando as condições, preços e prazos combinados. 

Importância

A ordem de compra é importante sobretudo para que exista um controle das despesas da empresa. Desse modo, a correta aplicação das ordens de compra faz com que a empresa tenha um maior controle, o que contribui no processo de renovação do estoque e no desenvolvimento de estratégias de venda. 

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A utilização de ordens de compra impacta a companhia como um todo, já que proporciona uma visão mais clara da empresa, o que contribui para as tomadas de decisão do negócio. Até mesmo a precificação e as ações de marketing podem ser influenciadas pelas ordens de compra. 

Por fim, a ordem de compra é importante para que a empresa tenha credibilidade. Isso porque, com os dados em mãos, os fornecedores conhecem claramente os produtos que a empresa deseja e podem negociar condições, valores e formas de pagamentos. 

Como implementar?

O primeiro passo para implementar a ordem de compra na empresa, é estabelecer regras para a política de compras. Portanto, é preciso determinar parâmetros referentes a escolha de fornecedores, formas de negociação, quais as aquisições que irão precisar de ordens e ainda como será feita a resolução de conflitos com os fornecedores. 

O próximo passo é escolher as pessoas que serão responsáveis pelas ordens de compra.

Alguns papéis importantes são o de administrador de sistemas (deve configurar as funções dos integrantes da equipe), aprovador (é a pessoa que dá a aprovação final do gasto de dinheiro), financeiro (equipe que controla a parte financeira do processo) e os membros (são os funcionários autorizados a fazer as ordens).

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O terceiro passo é utilizar sistemas eletrônicos para que a gestão de ordens sejam feitas de maneira mais eficaz. Antes de implantar a ordem de compra na sua empresa, lembre-se de que ela precisa ter informações completas e específicas. Após emitir a ordem, não deixe de fazer um contrato com o fornecedor.

E aí, gostou de aprender o conceito de ordem de compra e como fazer? Pois saiba que existem vários outros conceitos importantes para a gestão de uma empresa, como balanço patrimonial, gestão de performance, lucratividade e opex.

Além disso, é importante conhecer funções importantes em um negócio, como por exemplo, a do Chairman, o que é? Definição, importância e diferenças entre CEO.

Fontes: Conexão nf-e, Incontract, Marcus marques e Capital research

Imagens: Ibid, Infosuiça, Capital with strategy, Rapid wristbands, Desenvolvimento para web e Lpvoice